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Gestione del tempo (Time Management)

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Scheda Didattica

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I 10 ERRORI NELLA GESTIONE DEL TEMPO COME EVITARLI

Quando ci si sente sovraccaricati, spesso bisogna lavorare fino a tardi per finire i lavori ed i giorni sembrano passare da una crisi all’altra, ciò determina nervosismo, ansia e stress Di converso quando gestiamo bene il nostro tempo siamo eccezionalmente produttivi al lavoro, e nostri livelli di stress scendono.

Siamo in grado di dedicare tempo ad interessanti progetti che possono fare la differenza tra una carriera e “Correre dietro ai problemi”. In breve, siamo più felici!

In questa sessione, esamineremo i dieci più comuni errori di gestione del tempo, che ci permetteranno d’individuare le strategie ed i suggerimenti per superarli.

Primo Errore. Non riuscire a completare una lista di cose da fare

 Avete mai avuto quella sensazione fastidiosa di dimenticare di eseguire un pezzo importante del lavoro? Se è così, probabilmente non è stata utilizzata una lista per mantenere il controllo della situazione. Per evitare dimenticanze risulta essere molto efficace l’utilizzo del trucco degli “Elenchi di Attività” dando priorità ai compiti sulla vostra lista. In effetti molte persone usano un sistema di codifica delle priorità (A per gli elementi ad alta priorità, F per le priorità molto bassa).

In alternativa, è possibile semplificare questo utilizzando da A a D, oppure utilizzando i numeri. È inoltre possibile utilizzare il “Programma di Azione” per gestire il lavoro quando ci si trova a gestire grandi progetti contemporaneamente, attraverso una serie di programmi d’azione composti da elenchi di attività specifiche codificate in termini di priorità.

Secondo Errore. Non impostare gli obiettivi personali

Sapete dove vi piacerebbe essere tra sei mesi? Come vi vedete realizzati nei prossimi due anni e nei prossimi dieci?

Se non vi siete mai posti queste domande o ancor meglio ve le siete poste, ma non avete trovato risposte adeguate, è il momento di fissare alcuni obiettivi personali!

La Definizione degli obiettivi personali è essenziale per una buona gestione del tempo, perché avere chiaro gli obiettivi vi darà una destinazione e visione per lavorare verso il loro traguardo. Quando è chiaro l’obiettivo, è possibile gestire con maggior efficacia le priorità, il tempo e le risorse per arrivarci.

Stabilire gli obiettivi aiuta a decidere per che cosa vale la pena spendere del tuo tempo, e ciò che è solo una distrazione.

Terzo Errore. Non Dare priorità

State facendo un lavoro importante e non volete essere disturbati, ed ecco che la vostra assistente arriva in ufficio con un problema urgente da risolvere, pertanto dovete interrompere per risolvere il problema e poi ricominciare da capo!

A volte, è difficile sapere come dare le priorità, soprattutto quando si è di fronte ad una marea di compiti apparentemente urgenti. Uno strumento che vi aiuterà è la “Matrice delle Priorità”, questa sarà di grande aiuto nel determinare se un’ attività è ad alto rendimento e ad alta priorità o di scarso valore.

Quarto Errore. Non riuscire a gestire le distrazioni

Sapete che alcuni di noi possono perdere fino a due ore al giorno per le distrazioni? Pensate quanto si potrebbe ottenere risparmiando questo tempo?

Sia che provengano da e-mail, da chat, dai colleghi logorroici, o da telefonate da parte dei clienti o venditori, le distrazioni ci impediscono di raggiungere livelli d’efficacia, quando siamo al cento per cento impegnati in un compito.

Se si vuole ottenere il controllo della nostra giornata e lavorare in modo efficiente è  opportuno sapere come ridurre al minimo le distrazioni e gestire le interruzioni in modo efficace.

Quinto Errore. Procrastinare le attività

Quando gestiamo in contemporanea diversi lavori e non riusciamo a terminarli, normalmente, alcuni di essi vengono procrastinati. Quando ciò accade, ci si sente in colpa, in ansia ed aumentano le endorfine negative che provocano stress.

Per evitare tali implicazioni è opportuno utilizzare specifici piani d’azione. Questi consentono di scomporre i grandi progetti in micro fasi gestibili, in modo da avere una visione micro di ogni singola fase di lavoro.

Sesto Errore. Dire di si a tutti

Siete delle persone che hanno difficoltà a dire di “No” alla gente?

Se è così, probabilmente avete troppi progetti e impegni nel piatto. Questo può portare a scarse prestazioni, stress, e abbassare il morale. Per evitare questo, è necessario imparare la sottile arte di dire “Sì” alla persona, ma “No” al compito. Questa abilità consente di organizzarsi meglio, pur mantenendo buoni rapporti all’interno del gruppo.

Settimo Errore. Iperattivismo

Alcune persone vivono la loro vita da iperattivi. La loro giornata si scandisce attraverso molti incontri, in risposte di e-mail senza fine, nella gestione di pile di documenti ecc.

Questo stile di vita potrebbe rappresentare un problema derivante dalla sindrome della “Dipendenza da frenesia” che può portare a stress.

Ottavo Errore. Lavorare in contemporanea su diversi fronti

Per venire a capo del suo carico di lavoro, Paolo scrive regolarmente messaggi di posta elettronica, mentre  chiacchiera al telefono con i suoi clienti. Tuttavia, mentre Paolo pensa che questo sia un buon uso del suo tempo, la verità è che può perdere dal 20 al 40 per cento in più di tempo per finire i lavori, rispetto al completamento della stessa lista di attività in sequenza.

Quindi, la cosa migliore è dimenticare di lavorare contemporaneamente su più fronti e invece, concentrarsi su un compito alla volta. In questo modo, si potrà produrre un lavoro di qualità più elevata.

Nono Errore. Non prendersi delle pause

E bello pensare che si possa lavorare per 8-10 ore di fila, soprattutto quando si sta lavorando per una scadenza. Ma è impossibile per chiunque concentrarsi e produrre realmente  lavoro di alta qualità senza fare delle pause.

Quindi, non bisogna respingere le pause come un “Perdere Tempo”. Esse forniscono preziosi break, che permettono di pensare in modo creativo e lavorare in modo efficace. Andate a fare una breve passeggiata, prendete una tazza di caffè, o semplicemente sedetevi e pensate a ricordi belli.

Provate a prendere una pausa di cinque minuti ogni ora o due. E fate in modo di avere il giusto tempo per pranzare – da affamati non si produce quanto sperato.

Decimo Errore. Inefficace Pianificazione Compiti

Siete persone mattutine? O il picco della vostra energia arriva quando il sole comincia a calare e si fa sera? Tutti noi abbiamo ritmi diversi, cioè diversi momenti della giornata in cui ci sentiamo più produttivi ed energici. È possibile utilizzare al meglio il vostro tempo programmando il lavoro più impegnativo durante il tempo di punta, e il lavoro che richiede minori sforzi (come le telefonate o il controllare la posta elettronica), durante le pause.

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